For å utarbeide en god handlingsplan for konflikthåndtering, må man som leder gå systematisk til verks og kombinere juridiske krav med relasjonell klokskap.
Av Sven Øvergaard og Lenny
En sentral forutsetning er å erkjenne arbeidsgivers aktivitetsplikt, som innebærer at konflikter aldri kan ignoreres, da dette kan utgjøre et brudd på arbeidsmiljølovens krav til et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø.
Her er de viktigste stegene for å utarbeide og gjennomføre en effektiv handlingsplan:
1. Forberedelse og rammeverk
En god handlingsplan bør i utgangspunktet foreligge som en generell mal eller prosedyre før en konflikt oppstår, slik at man ikke må finne opp hjulet under press.
- Sett klare mål: Definer hva man ønsker å oppnå med prosessen (f.eks. gjenopprette samarbeid eller avklare arbeidsforhold).
- Lag en tidsplan: Sett opp milepæler og frister for de ulike skrittene i behandlingen for å sikre fremdrift og oppfylle kravet til en adekvat behandling.
- Sikre notoritet: Handlingsplanen må legge opp til grundig dokumentasjon gjennom hele prosessen, inkludert referater fra alle møter og loggføring av vurderinger som gjøres.
2. Faktumavklaring (Hva har skjedd?)
Før tiltak iverksettes, må planen inneholde en fase for å avklare de faktiske forholdene.
- Identifiser aktørene: Hvem er direkte involvert, og hvem er påvirket?
- Finn utløsende årsaker: Hva er kjernen i uenigheten, og hva utløste eskaleringen?
- Gjennomfør samtaler: Planlegg individuelle samtaler med partene. Det anbefales ofte at ansatte får stille med tillitsvalgt eller rådgiver i disse møtene. Referater bør være korte og gjengi hovedpunkter fremfor å være stenografiske for å unngå nye tvister om ordlyd.
3. Identifisering og iverksettelse av tiltak
Planen må beskrive hvordan man velger riktige virkemidler basert på situasjonens alvorlighetsgrad.
- Bruk ressurser: Identifiser når man skal koble inn ekstern bistand som bedriftshelsetjenesten, vernetjenesten eller juridisk ekspertise.
- Kollektive vs. individuelle tiltak: Vurder om det trengs fellestiltak som arbeidsmiljøundersøkelser og teamseminarer, eller individuelle tiltak som coaching, formelle advarsler eller endringer i arbeidsoppgaver.
- Bruk styringsretten: Dersom partene ikke blir enige, må lederen være forberedt på å bruke sin styringsrett til å pålegge ansatte å opptre på bestemte måter eller endre arbeidssted/oppgaver.
4. Den krevende samtalen som verktøy
En sentral del av handlingsplanens gjennomføring er lederens evne til å ta «den nødvendige samtalen». Planen bør følge en strukturert metodikk:
- Vær fast på sak, men myk på person.
- Fokuser på å korrigere atferd fremfor personlighet.
- Inviter partene til å komme med egne løsningsforslag for å øke eierskapet til resultatet.
5. Evaluering og justering
En plan er ikke ferdig før effekten av tiltakene er vurdert.
- Planlegg oppfølging: Avtal tidspunkt for evalueringsmøter (f.eks. etter to uker eller to måneder) for å se om tiltakene fungerer som forutsatt.
- Vær beredt på justering: Dersom en part ikke forholder seg til iverksatte tiltak, må planen inneholde steg for eskalering, som i ytterste konsekvens kan innebære oppsigelse.
Forebyggende elementer i handlingsplanen
For å redusere behovet for inngripende handlingsplaner, bør organisasjonen ha fokus på uenighetstoleranse og psykologisk trygghet. Dette kan inkludere å etablere en teamkontrakt (spilleregler for samhandling) der man på forhånd blir enige om hvordan man skal håndtere uenighet og gi tilbakemeldinger.
