Et møtereferat fra en konfliktsamtale bør utformes med et sterkt fokus på notoritet (dokumentasjon) og saklighet for å sikre en adekvat og forsvarlig behandling i tråd med lovverket.
Av Sven Øvergaard og Lenny
Her er de viktigste retningslinjene for utformingen:
- Gjengi hovedpunkter, ikke ordrett: Referatet bør ikke være stenografisk (ord for ord), men i stedet kort gjengi de sentrale hovedpunktene i samtalen. Dette gjøres for å redusere risikoen for nye uenigheter og tvister om nøyaktig hva som ble sagt eller ikke sagt under møtet.
- Sikre dokumentasjon (notoritet): Det er av stor betydning at lederen sikrer god notoritet gjennom hele prosessen. Dette innebærer å dokumentere hvem som var til stede, når og hvor møtet fant sted, samt hvilke vurderinger som ble gjort underveis.
- Deltagelse av rådgiver/tillitsvalgt: Det anbefales ofte at ansatte får stille med tillitsvalgt eller en annen rådgiver i slike samtaler, og referatet bør bekrefte hvem som har bistått partene.
- Fokus på tiltak og konklusjon: Etter at faktumavklaring og samtaler er gjennomført, bør det dokumenteres hvilke tiltak som er besluttet og hva som er arbeidsgivers konklusjon i saken. Ved varslingssaker bør det settes opp et eget skriv som viser hele saksbehandlingen og de endelige beslutningene.
- Evaluering: Referatet bør også legge grunnlag for senere evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt på arbeidsmiljøet.
Ved å følge disse prinsippene sikrer man en planmessig tilnærming som ivaretar både de juridiske kravene og behovet for en ryddig prosess for alle involverte.
