Oppfølging etter en konfliktsamtale er et kritisk ledd i arbeidsgivers aktivitetsplikt for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Formålet er å gå fra en isolert hendelse til en varig løsning som hindrer at situasjonen eskalerer eller gjentar seg.
Av Sven Øvergaard og Lenny
Her er de viktigste stegene for profesjonell oppfølging basert på kildene:
1. Avtal neste møte umiddelbart
Allerede i slutten av konfliktsamtalen bør du avtale en kort oppfølgingssamtale, for eksempel om et par uker. Dette sender et tydelig signal om at du tar situasjonen på alvor og at de avtalte tiltakene vil bli kontrollert.
2. Sikre dokumentasjon og notoritet
For at prosessen skal være forsvarlig, må du sørge for god notoritet (dokumentasjon).
- Referat: Skriv et kort referat som gjengir hovedpunktene i samtalen og hvilke tiltak som ble besluttet. Unngå ordrette (stenografiske) gjengivelser for å redusere risikoen for nye tvister om ordlyd.
- Handlingsplan: Oppdater handlingsplanen med konkrete milepæler og frister for de ulike skrittene i behandlingen.
3. Evaluere effekten av tiltakene
Under oppfølgingen må du vurdere om de iverksatte tiltakene faktisk fungerer.
- Adferdsendring: Sjekk om partene forholder seg til det som ble avtalt.
- Arbeidsmiljøet: Vurder om tiltakene har gjenopprettet et forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, selv om selve konflikten mellom personene kanskje ikke er fullstendig løst.
4. Håndter manglende etterlevelse
Dersom en gruppe eller en enkeltmedarbeider ikke følger opp avtalte tiltak, plikter arbeidsgiver å vurdere ytterligere skritt.
- Individuelle tiltak: Dette kan inkludere tettere oppfølging via bedriftshelsetjenesten, nye samtaler eller arbeidsrettslige reaksjoner som instrukser, advarsler eller endringer i arbeidsoppgaver/arbeidssted.
- Eskalering: I ytterste konsekvens kan manglende evne eller vilje til å løse konflikten føre til oppsigelse.
5. Lær av evalueringen
En god leder bruker konflikter som grunnlag for læring for hele organisasjonen.
- Hvis konflikten gjelder et team, kan man bruke utviklingssamtaler for hele gruppen for å trene opp teamet i å håndtere uenighet og friksjon i fremtiden.
- Justere rutiner: Vurder om virksomhetens generelle planer eller rutiner for konflikthåndtering bør justeres basert på erfaringene fra denne saken.
6. Relasjonsbygging og støtte
Oppfølging handler også om å gjenoppbygge relasjoner.
- Trekantcoaching: I noen tilfeller kan man møte partene to og to etter individuelle samtaler for å diskutere hva som skal til for at de skal klare å samarbeide videre.
- Lederens støtteapparat: Som leder bør du selv søke støtte hos din egen leder, mentor eller coach for å reflektere over din rolle i prosessen og håndtere det emosjonelle stresset konflikten har medført.
